چکیده
مراکز اطلاع رسانی متعددی در ایران اقدام به اشاعه اطلاعات کرده اند 0 به منظور مدیریت خدمات چنین مرکزی و همچنین به منظور فراهم آوردن ابزار لازم جهت مشارکت و همکاری این مراکز در ارائه خدمات ، سیستمی طراحی شده است 0 این سیستم شامل دو زیر سیستم است :
سیستم اول ، یک سیستم اطلاعات مدیریت برای مدیریت هر یک از این مراکز است0 زیرسیستم دوم ،سیستمی شامل استانداردها وروشها برای اشتراک خدمات بازیابی اطلاعات بین مراکز است0به دلیل محدودیتهای ارتباطات مخابراتی درایران، این زیر سیستم، برای پیاده سازی در شبکه های پستی و الکترونیکی طراحی شده است0
برای توسعه چنین سیستمی ، تمام روشهای ارتباط با مراکز اطلاع رسانی (پست الکترونیکی، ارتباط online) در نظر گرفته شده و احتیاجات آنها طراحی گردیده است0 برای پشتیبانی سیستم ، یک نرم افزار کامپیوتری نیز تولید شده است 0 این مقاله ، خصوصیات و تواناییهای سیستم را بیان میدارد 0
مقدمه
مانند دیگر کشورها ، چندین مرکز اطلاع رسانی در ایران اقدام به اشاعه اطلاعات از طریق پایگاههای اطلاعات کامپیوتری کرده اند و در این راستا ، علاوه بر پایگاههای اطلاعات داخلی ، تعداد زیادی از این مراکز اطلاعات پایگاههای اطلاعات خارجی را از طریق خرید CD-ROM یا ارتباط الکترونیکی برای مراجعان خود تدارک دیده اند0 خدمات بازیابی اطلاعات ]1[ مراکز اطلاع رسانی در ایران بیشتر محدود به خدماتی است که استفاده کننده هنگام بازیابی اطلاعات حضور دارد 0 طبق بررسی های بعمل آمده ، درصد قابل توجهی از استفاده کنندگان ترجیح میدهند که نیازهای اطلاعاتی خود را از طرق مختلف به این مراکز ارسال کنند و بعد از بازیابی اطلاعات توسط مراکز ، اطلاعات بازیابی شده برای آنها ارسال گردد0 همچنین ، بعضی از مراکز تحقیقاتی به خدمات اشاعهَ گزینشی نیاز دارند 0 با در نظر گرفتن نیازهای فوق ، و همچنین تنوع استفاده کنندگان از جنبه دارا بودن امکانات ارتباطی با این مراکز،سیستمی که به تمام استفاده کنندگان پاسخ دهد و مکانیزم های لازم برای خدمات را دارا باشد وجود ندارد0 از طرف دیگر ،به علت نبودن شبکه پستی و الکترونیکی بین مراکز،
هزینه های زیادی صرف خرید پایگاههای اطلاعات مشابه توسط مراکز مختلف می گردد واستفاده کنندگان نا گزیر هستند برای باز یابی اطلاعات مورد نیاز به مراکز مختلفی مراجعه کنند0
به منظور بر طرف کردن چنین کمبودهایی و هم چنین به منظور
- - اشتراک منابع اطلاعاتی موجود در کشور
- - فراهم اوردن ابزاری برای جمع آوری اطلاعات آماری استفاده کنندگان
- - آسان سازی خدمات بازیابی اطلاعات
- - ایجاد انگیزه برای تشکیل گروه های بحث در موضوعات مختلف علمی
- - تعیین نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان
مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران اقدام به طراحی سیستم شبکه خدمات پایگاههای اطلاعات کرده است0
سیستم فعلی
در وضعیت فعلی ، مراکز اطلاع رسانی ، اطلاعات را از طریق پایگاههای اطلاعات داخلی ، پایگاههای اطلاعات خارجی روی CD-ROM یا با ارتباطات الکترونیکی برای مراجعان خود فراهم می آورند0 نرم افزارهای پایگاههای اطلاعات استفاده شده در این مراکز ، تنها قابلیت بازیابی اطلاعات رادارند0 توانایی انجام عملیاتی از قبیل محاسبه هزینه ، جمع آوری اطلاعات استفاده کنندگان ( اطلاعات شخصی ، درجه تحصیلات و 0000 ) و همچنین ابزاری برای بر آوردن اهداف ذکر شده در بخش قبل ، در این نرم افزلرها وجود ندارد0 به دلیل چنین محدودیتهایی ، استفاده کنندگان ناگزیر هستند به این مراکز مراجعه کنند و اطلاعات مورد نیاز را ، خود یا توسط کارشناس بازیابی اطلاعات ، بازیابی کنند0 به دلیل فقدان سیستمهای لازم، خدمات بازیابی on line (پیوسته ]2[) و offline (گسسته ]3[) امکان پذیر نیست0
خصوصیات سیستم جدید
1- 1- سیستم شبکه IRS شامل یک سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زیر سیستم که در هر مرکز IRS به کار گرفته مٍى شود بخش اعظم این زیر سیستم توسط نرم افزار کامپیوتری پشتیبانی می شود با استفاده از این سیستم اقلام داده مربوط به هر استفاده کننده جمع آوری شده و پس از پردازش ، گزارشهای مفیدی تولید می شود0 همچنین به منظور آسان سازی خدمات، نرم افزار کامپیوتری تمام عملیات مربوط به محاسبه هزینه ، نگاه داشتن حسابهای مالی ، ارائه صورتحساب و غیره را انجام می دهد 0 سیستم قادر است به تمام استفاده کنندگانی که به طرق مختلف با سیستم ارتباط بر قرار می کنند پاسخ دهد 0 پس از پیاده سازی این سیستم در مراکزIRS ، این مراکز قادر خواهند بود که بایکدیگر ارتباط بر قرار کرده و بسته به نوع ارتباط ( online یا offline) شبکه پستی یا الکترونیکی تشکیل دهند 0
وسعت ومحدوده سیستم درقالب یک نمودارجریان داده ها نمایش داده شده است( نمودار1)0 در این نمودار مربع ها ماهیت های خارجی سیستم و دایره نشان دهنده سیستم است0
ماهیت های خارجی سیستم شبکه IRS عبارتند از :
- - استفاده کننده
- - مدیریت
- - واحد تولید/ خرید پایگاه اطلاعات
- - دیگر مراکز اطلاع رسانی ( که توسط سیستم شبکهَ IRS با مدیریت مجزا اداره شده و دارای ماهیت های خارجی استفاده کننده و واحد تولید خرید پایگاه های اطلاعات خاص خود می باشد.)
در ادامه ، هر یک از ماهیت های خارجی سیستم توضیح داده می شود:
استفاده کننده:استفاده کنندگان به دو دستهَ کلی استفاده کنندگان محلی و از راه دور تقسیم مىشوند0 استفاده کنندگان محلی به واحد های IRS مراجعه کرده و خدمات را به شکل online یا offline (پستی) با واحد IRS ارتباط برقرار می کنند.
مدیریت : مدیریت واحدی است که بر فعالیت واحد IRS نظارت می کند و از طریق سیستم گزارشهایی در مورد عملکرد سیستم دریافت می کند0
واحد تولید / خرید پایگاههای اطلاعات : واحدی که از مرکز اطلاع رسانی که عهده دار برنامه ریزی تولید یا خرید پایگاههای اطلاعات برای مرکز خود می باشد 0 این واحد گزارشهایی دربارهَ میزان استفاده از پایگاههای اطلاعات دریافت می کند0
دیگر مراکز اطلاع رسانی : هر مرکز اطلاع رسانی می تواند با پذیرفتن مقرراتی از طریق سیستم با دیگر مراکز اطلاع رسانی ارتباط برقرار کند0 هر مرکز می تواند خدمات دیگر مراکز اطلاع رسانی را از طریق شبکه در اختیار استفاده کنندگان خود قرار دهد0
1- 1- روشهای خدمات
روشهای خدمات در نمودار2 نمایش داده شده است0 هر روش به وسیلهَ مشخصه ها و گزینه هایی که در هر مشخصه وجود دارد تعریف می شود. روشها بر اساس استفاده کننده محلی و و راه دور و ارتباط online یا offline دسته بندی شده است0توضیحاتی در مورد این نمودار در زیر زیر ارائه می شود: وضعیت استفاده کننده: استفاده کننده میتواند برای دریافت خدمات مشترک شود0اگر استفاده کننده’ مشترک به اطلاعات خاصی به صورت دوره ای نیاز داشته باشد، استفاده کننده’ مشترک دورهای نامیده می شود0اگر استفاده کننده مشترک به صورت موردی به خدمات نیاز داشته باشد استفاده کننده مشترک موردی نامیده می شود 0در صورتی که استفاده کننده برای دریافت خدمات مشترک نشوداستفاده کننده غیر مشترک نامیده می شود0
روش جستجو:جستجو و باز یابی اطلاعات تنهاتوسط استفاده کننده یا ک
ار شناس جستجو و باز یابی یا توسط کار شناس جستجو و باز یابی و با کمک استفاده کننده صورت گیرد0استفاده کنندگان محلی میتوانند برای جستجو و باز یابی از قبل تعیین وقت کنند0
روشهای دریافت اطلاعات باز یابی شده: استفده کنندگان میتواننداطلاعات بازیابی شده را در پایان جستجو و باز یابی یا با مراجعه مجدد به واحد خدمات دریافت دادند0همچنین اطلاعات بازیابی شده می تواندبا آدرسی که استفاده کننده مشخص می کند ارسال شود0اطلاعات باز یابی شده می تواند به صورت چاپ شده روی کاغذ،روی دیسکت، بوسیله فکس یا پست الکترونیکی ارسال شود0در شکل شبکه IRSبا نوع ارتباطات online،offline و ترکیبonline،offline نمایش داده شده است0همانطورکه مشاهده میشود،بعضی ازگره های
(مراکز اطلاع رسانی) شبکه،هیچ ارتباطی با یکدیگر ندارد(شکل 01الف)0شبکه online
(شکل 1 0 ب) به شکل ستاره در نظر گرفته شده است چرا که ارتباط الکترونیکی تمام گروه ها
و کنترل انها دشوار است 0با در نظر گرفتن نیازها و اهداف سیستم شبکه IRS ، ترکیب ارتباط offline online (شکل 1 0 ج) در شبکه اعمال می گردد0
شکل 2 انواع استفاده کننده خدمات ، انواع ممکن ارتباط و وسایل دریافت اطلاعات بازیابی شده را در یک مرکز اطلاع رسانی نشان میدهد0
2- 2- استرا تژی جستجو
از انجایی که ارتباط بعضی از استفاده کنندگان با واحدIRS بصورت offline می باشدو در هنگام جستجو و باز یابی ارتبا ط متقابل با کار شناس جستجو و باز یابی و نرم افزار پایگاه اطلاعات ندارند، استراتژی جستجو ارائه شده از طرف استفاده کننده باید در حدی باشد که جستجو با کیفیت مناسب انجام شود0 در شکل 3 یک فرم نمونه از استراتژی جستجو ارائه شده است0 بیشترین اقلام مورد نیاز برای جستجو و بازیابی در این فرم در نظر گرفته شده است 0 استفاده کننده با استفاده از راهنمای شبکه IRS این فرم را تکمیل می کند 0علائم بولی برای ترکیب کلید واژه ها استفاده می شود0استفاده کنندگانی که ارتباطoffline با واحد دارند استرتتژی مورد نظر خودرا توسط این فرم نمونه به واحد ارائه میدهند وکارشناسان جستجو و بازیابی بر اساس استراتژی داده شده عمل می کند0
3- 3- خدمات متمرکزو غیر متمرکز
تمرکز یا عدم تمرکز خدمات باز یابی اطلاعات هر کدام دارای مزایایی هستند اما ترکیب این خدمات با استفاده از شبکه مزایا را به حداکثر می رساند *0
با برقراری شبکه IRS ، هر مرکز می تواند خدمات را بصورتغیر متمرکز ارائه دهد و در صورتی که استفاده کنندگان خدمات آن مرکز به پایگاههای اطلاعات موجود دیگر مراکز نیاز داشته باشند ، پایگاههای اطلاعات مورد نیاز را از طریق شبکه IRS در اختیار آنان قراردهد0با استفاده از این سیاست علاوه بر اشتراک منابع
اعضای شبکه ، بهره وری فعالیت های تحقیقاتی افزایش خواهد یافت 0
قابلیتهای سیستم
1- گزارشهای آماری
بعداز پردازش داده های جمع آوری شده توسط سیستم ،گزارشهای مختلفی در مورد میزان استفاده از پایگاهها ،دسته بندی استفاده کنندگان بر اساس مشخصه های مختلف وتعداد آنها ،گزارشهای مالی و غیره از سیستم قابل دریافت است 0این گزارشها اطلاعات مفیدی به واحد های مدیریت و تولید /خریدپایگاههای اطلاعات ارائه میدهند 0 اقلام این گزارشها میتواند برای هر مرکز اطلاع رسانی متفاوت باشد 0بعضی از کاربردهای گزارشهای آماری عبارت اند از:
الف ) بعنوان ابزاری جهت برآوردن نیازها ومفاهیم مدیریت اطلاعات 0
گزارشها می تواند بعنوان بازخوردی به مراکزاطلاع رسانی و واحدهای تولید/خرید پایگاه اطلاعات مورد استفاده قرار گیرد(شکل4 0 الف )0
ب) با جمع آوری گزارشهای تمام مراکز اطلاع رسانی از طریق شبکه و پردازش و ترکیب آنها ،اماره های استفاده از اطلاعات تولید میشودکه بوسیله آن برخی از نیازهای اطلاعاتی کشورتعیین خواهد شد (شکل 4 0 ب )0
در جدول 1 یکگزارش نمونه نشان داده شده است 0این گزارش میزان استفاده از پایگاههای اطلاعات مختلف را در ارتباط با رسته تحصیلی و درجه تحصیلات استفاده کنندگان ارائه میدهد0
2- محاسبه هزینه
عموماً نرم افزارها ی پایگایگاههای اطلاعات تنها ابزاری برای جستجو و باز یابی ارائه می دهند و هیچ امکاناتی برای محاسبه’ هزینه ها ندارند 0 به همین دلیل واحد های IRS هزینه خدمات را به صورت دستی محاسبه می کنند و معیار محاسبه هزینه نیز عمو ماً تعداد رکورد
باز یابی شده است0 این عملیات دستی باعث تأخیر درارائه خدمات و مشکلات دیگر میشود0
سیستم جدید این مشکل را با استفاده نرم افزار کامپیوتری پشتیبان سیستم برطرف می کند0
معیارهای محاسبه هزینه در سیستم کامپو تری جدید،مدت زمان ارتباط با پایگاههای اطلاعات
و هزینه نوع خروجی ارائه شده است0
3-انعطاف پذیری بالا در خدمات
یکی از مهمترین قابلیتهای سیستم جدید پاسخ به ،استفاده کنندگان مختلف با امکانات ارتباطی متفاوت جهت ارتباط با مراکز IRS میباشد علیرغم وجود تکنو لژی های سخت افزار و نرم افزار در ایران ، بیشتر محققین هیچ گونه دسترسی به کانپوتر نداشته و با دسترسی انها به صورت محدود میسر است0 بنا براین سیستم جدید باید قادر پاسخ گویی به نیازهای اطلاعاتی این افراد باشد و در این راستا راه های مختلف ارتباط با سیستم ، راه های مختلف پرداخت هزینه (نقدی، غیر نقدی و به صورت مشترک) و دریافت اطلاعات
باز یابی شده(چاپ شده روی کاغذ، روی دیسکت ، ارسال از طریق فکس یا پست الکترو نیکی) در نظر گرفته شده است 0
4- 4- خدمات اشاعه اطلاعات گزینشی
در حال حاضر،روش ساخت یافته برای خدمات SDI در ایران وجود ندارد 0 در سیستم جدید،استفاده کنندگان می توانند استراتژی جستجو مربوط به نیاز اطلاعاتی خود را به مراکز اطلاع رسانی ارسال کنند و نتایج جستجوی جدید را به صورت دوره ای دریافت کنند0
5- 5- پایگاهی از پایگاه اطلاعات
تعداد زیادی پایگاه اطلاعات داخلی و خارجی در زمینه های مختلف وجود دارد،اما هیچ فهرستگانی از اطلاعات این پایگاه اطلاعات موجود نیست 0 با استفاده از شبکه
IRS می توان از فهرستگانی از پایگاههای اطلاعات تهیه کردکه نشان میدهد کدام پایگاه اطلاعات در کدام مرکز اطلاع زسانی موجود است 0 به بیان دیگر،پایگاهی از پایگاه اطلاعات تولید میشود0 علاوه بر این،فهرستی از مراکز اطلاع رسانی و نوع
خدماتی که ارائه می دهند نیز قابل تولید خوا هد بود0
6- 6- گروههای بحث
با ذخیره استراتژی های جستجو ارائه شده توسط استفاده کنندگان و پردازش روی کلید واژه های مربوطه، محققین با فعالیتهای تحقیقاتی مشترک میتوانند به یکدیگر ارتباط داشته شوند 0 با ادامه این فعالیت پایگاهی از اطلاعات گروههای بحث تشکیل می گردد که پایگاههای ایجاد شده می تواند یک پایگاه اصلی از طریق شبکه ترکیب شود0
خاتمه
هدف این مقاله ،ارائه وجوه کلی سیستم شبکهIRS در ایران بود 0ضمن آنکه،خصوصیات و قابلیتهای سیستم نیز ،بیان گردید0 در حال حاضر،بخشی از سیستم که شامل سیستم اطلاعات مدیریت است ،طراحی شده و درحال اجرای آزمایشی است 0 بدیهی است که با در نظر گرفتن اصول مدیریت اطلاعات (IM) و مدیریت منابع اطلاعات (IRM) و بکار گیری انها در سیستم، تواناییها وقابلیت اعتماد سیستم افزایش خواهد یافت0
در پایان ،از تمام کسانی که مرا با نظریات وپیشنهادات مفید خود،یاری نموده اند،بویژه آقای مهندس پرتوئی و مهندس پور سرباز سپاسگزاری می نمایم0
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 18 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
دانلودمقاله طراحی سیستم شبکة خدمات پایگاههای اطلاعات
