لینک دانلود و خرید پایین توضیحات
فرمت فایل word و قابل ویرایش و پرینت
تعداد صفحات: 8
اطلاع رسانی ؛ نقش مهم آن در روابط عمومی
"اطلاع رسانی" علمی است که پس از جنگ جهانی دوم پدیدار گشت و در اندک مدتی رو به گسترش سریع نهاد. به تدریج سازمانهایی که برای بهبود کارهای خود در زمینه‌های فنی، علمی، پژوهشی، صنعتی، اقتصادی، فرهنگی،سیاسی و ... به اطلاعات نیاز داشتند از این پدیده استقبال کردند. علم اطلاع رسانی با پیوند میان بسیاری از رشته‌های دانش بشر مانند کتابداری، ارتباطات، گرافیک، تکنولوژی کامپیوتر، زبانشناسی، ریاضی، منطق، روانشناسی، مدیدریت و برخی دیگر موجب انتقال اطلاعات و جابجایی و اشاعه آن در سطوح مختلف ملی، منطقه ای و جهانی می شوند که به این کار خدمات اطلاع رسانی گویند.
خدمات اطلاع رسانی به شکلهای مختلفی چون گردآوری تنظیم و تدوین مشخصه های آثار چاپی و غیر چاپی در زمینه یک یا چند موضوع که با نامهای گوناگون نظیر کتابشناسی، کتابنامه، فهرستگان، نمایه نامه، چکیده نامه و... در قالب تک نگاری و یا نشریات ادواری انتشار، صورت می گیرد.
خدمات اطلاع رسانی به کمک ابزار و تجهیزهای مورد نیاز خود تحقق یافته و مخاطبان خود را منتفع می‌کند. انواع رسانه های خطوط ارتباطی سخت افزارها و نرم افزارها از جمله ابزار و وسایل آن به شمار می روند. خدمات اطلاع رسانی با این هدف که باید در کمترین مدت بیشترین اطلاعات را در اختیار پژوهشگران و سایر کاربران قرار دهد در جامعه جهانی روابط انسانها با یکدیگر شکل گرفته و بر اساس تنوع نیازها به طور دائم به اصلاح و تغییر و تحول در آمده است.
روابط عمومی نیز بر چنین پایه ای استوار است؛ یعنی ارسال پیام صحیح از راه درست به مخاطب مشخص و کاربر متقاضی.
روابط عمومی پدیده ای است که به ارتباط مردم با یکدیگر و یا با سازمان و گروه و نهادی شکل گرفته معنا و مفهوم حیات و پویایی می بخشد. اطلاع دادن و آگاه ساختن مردم و هرگونه مخاطب مرتبط یکی از معیارهای اصلی تبلور روابط عمومی در جامعه بشری است. با تأکید بر این نکته که روابط عمومی می کوشد تا با مردم ارتباط دو سویه برقرار کند.
با تغییر و تحول هایی که به تدریج در حوزه تعریف روابط عمومی به لحاظ تعریف و نقش و مفهوم آن صورت گرفت و به ویژه از سال 1982 به بعد نظام فکری نظریه پردازان و کارشناسان روابط عمومی تحت تأثیر نوآوری‌های تکنولوژی مبتنی بر نیازهای روزافزون کاربران این حوزه تخصصی خدماتی متحول شد و آنها یافتند که اطلاعات، عامل تعیین کننده و بقا و دوام روابط عمومی است و با شناخت بیشتر آن نظام نوین روابط عمومی در سطح جهان را تقویت و عرضه کردند.
عمده ترین نکته در روابط عمومی نوین پیام رسانی آگاهانه، مستمر و برنامه ریزی شده بر پایه شناخت و سنجش به جامعه مورد نظر است.
"روابط عمومی" علمی است که در قالب خدمات، راهبردها و تدبیرهای خاص با مخاطبان خود در سطوح داخلی، ملی، منطقه‌ای و جهانی تعامل می‌کند. عمده ترین نکته در تعریف روابط عمومی نوین این است که پیام رسانی و اطلاع رسانی و اطلاع یابی به عنوان دو رکن اصلی در کنار هم قرار می گیرد که اینکار باید آگاهانه، مستمر و برنامه ریزی شده بر پایه شناخت و سنجش با جامعه مورد نظر انجام گیرد.
در جامعه اطلاعاتی امروز، بسیاری از کارگزاران در مؤسسه ها و سازمانهای مختلف جویای نوعی روابط عمومی هستند که آنها را در طراحی روشهای منطقی کار و فعالیت و تعیین خط مشی‌های آینده نگر یاری دهد. یعنی نوعی روابط عمومی پویا و پر تحرک که فعالیت آن متکی بر اطلاعات درست روزآمد و دقیق باشد. اصل اطلاع رسانی و نقش آن در روابط عمومی زمانی روشن می‌گردد که باید در نظر داشته باشیم واحدهای روابط عمومی در یک سازمان بطور معمول مراکزی هستند که عموم برای کسب اطلاعات به آنها مراجعه می‌کنند. از این رو باید هرچه بیشتر در توانا کردن و بهسازی آنها در این مورد پرداخته شود.
در اینجا باید خاطر نشان ساخت که ضرورت رشد روابط عمومی متکی بر منابع حیاتی اطلاعات و بکارگیری فن آوری‌های اطلاعاتی و بکارگیری تکنولوژی‌های نوین ارتباطی امری اجتناب ناپذیر می‌باشد که برای تحقق این منظور با تهیه و تدوین استانداردها و راه کارهای علمی می‌توان با استقرار نظام اطلاعاتی مطلوب ضمن تسلط بر اطلاعات به جایگاه مناسب نیز رسید.
اطلاع رسانی، روابط عمومی و مشارکت مردمی
برای مشارکت دادن مردم در برنامه‌های سازمان باید اطلاع‌رسانی و اطلاع یابی را مد نظر قرار داد. برای این منظور ابتدا شناخت ویژگی‌ها و انواع اطلاعات لازم می باشد. به طور کلی افراد دارای دو نوع اطلاعات می باشند:
اطلاعات ذهنی
اطلاعات دریافتی
اطلاعات ذهنی یکسری اطلاعات هستند که گروه‌های مخاطب از پیش آنها را در ذهن خود جای داده اند. ما باید مطالعه کنیم و بدانیم این اطلاعات چه ویژگی‌هایی دارند تا بر این اساس اطلاعات برنامه ریزی شده و یا پیام را طراحی کرده و آن را به مردم ارئه کنیم.
اطلاعات باید از نظر طول و عمق شرایط لازم را داشته باشد.
" طول اطلاعات" تعداد واحدهای اطلاعاتی است که ما راجع به موضوع ارائه می‌دهیم.
"عمق اطلاعات" عبارت است از کیفیت اطلاعاتی که ما به گروه‌های مختلف می‌دهیم. یعنی ابتدا باید مخاطبان شناخته شوند و آنها را طبقه بندی کرده آنگاه طرز تفکر آنها را نسبت به سازمان سنجید و در آخر این اطلاعات را برنامه ریزی کنیم. اطلاعاتی که به افراد می‌دهیم باید صحیح باشد به گونه‌ای که مشاهده‌های عینی مخاطب با اطلاعاتی که به او می رسد و مخاطب دریافت می‌کند یکی باشد.
اگر این اطلاعات یکی نباشد مخاطب دچار تناقض می‌گردد و تحت فشار تناقض واقعیت‌ها قرار گرفته و اعتقاد او به سازمان سلب می‌شود. همچنین اطلاعات را باید به زبان ساده و کوتاه بیان کرد. ارکان اطلاعات در پیام رسانی شامل ساده گویی و مختصر گویی می باشد. اگر مخاطب به این نتیجه برسد که اطلاعات ارائه شده پیام جدید ارائه نمی‌دهد به آستانه بیهوده گویی می‌رسد و اگر اطلاعات پیچیده باشد و درک آن نیازمند نیروی مضاعفی باشد در این حالت مخاطب به آستانه پیچیدگی خواهد رسید.
اطلاعات باید نوع و تأثیر را بر مخاطب داشته باشد :
اثرات شناختی: یعنی از استدلال قوی برخوردار باشد و دارای منطقی قوی باشد.
اثرات احساسی: یعنی پیام ها باید لطافت لازم را داشته باشد و متناسب با روحیه مخاطب بوده و احساس او را برانگیزد.
از جمله شرایط لازم برای قابلیت مشارکت پذیری بحران زدایی از سازمان است. برای شناسایی بحرانها در سازمان باید به این موارد توجه کنیم:
شناسایی و ارزیابی حوادث حساس و اثرهای بالقوه آنها بر روابط سازمان
بررسی مشکلات سازمان در گذشته و تهیه فهرستی از مشکلات احتمالی.
اولویت بندی: پیش بینی مشکلات آینده و برنامه ریزی آنها.
برای اینکه بتوانیم روابط عمومی را در یک سازمان بگونه ای شکل دهیم که در مشکلات به راحتی از مشارکت مردم برخوردار باشد توجه به سازماندهی نظام کارآمد اطلاعات، تأکید بر گفتگو، کسب و توسعه کارآیی در هدایت سازمان و کمک به آن در داشتن نمای سازمانی مثبت، شرکت دادن مخاطبان در تصمیم گیری و تأکید بر همکاری ضروری است.
روابط‌عمومی‌های‌کارامد؛ حرکت به سوی شکل دهی سیستم اطلاع مدار
اکنون بشر به دنیای دانایی گام نهاده و آگاهی سر آغاز آزادی و رهایی است. قدرت و قابلیت های شگرف انسان عصر حاضر در جهان پرتحول و سراسر رمز و رازی که در آن زندگی می‌کنیم مرهون دستیابی به پیشرفته ترین و تازه ترین آگاهی هاست و تلاش بی وقفه و گسترده برای کسب دانش ها و آگاهی های بیشتر و مفیدتر دوره کنونی، تاریخ را به عصر انفجار اطلاعات تبدیل کرده است.
اینکه اظهار می شود 85 درصد دانشمندان و محققان تمامی اعصار و حیات بشری در عصر حاضر زندگی می‌کنند نشانه گسترش شتابان حجم اطلاعات است و از پیامدهای آن انفجار علوم و دانش هاست به طوری که 90 درصد از تمامی دانش و اطلاعات طول تاریخ بشر در عصر ما تولید شده است . انفجار اطلاعات ارتباط مستقیم و تنگاتنگی با شیوه پیچیده کار و زندگی بشر عصر حاضر دارد. بهره برداری وسیع و با کیفیت بالا از طبیعت و امکانات مادی مستلزم استفاده از ابزار، تجهیزها و روشهای علمی و مدرن است که جز با یاری جستن از دانش و اطلاعات بیشتر و تازه تر فراهم نخواهد شد.
ویژگی های قرن بیستم
ویژگی های قرن بیست و یکم
دنیای ارتباطات
عصر اطلاعات(اطلاع رسانی سریع)
دهکده جهانی
دهکده اطلاعات
تلویزیون و ماهواره
کامپیوتر
تبلیغات
اطلاعات
دانش (میل‌ونیاز به اطلاعات تخصصی)
بینش (میل‌و نیاز به اطلاعات عمومی)
با چنین تغییراتی در دنیای کنونی به یقین، ما ملزم خواهیم شد که آخرین پدیده های علمی را در اختیار بگیریم. زیرا به نظر می‌رسد که تکنولوژی اطلاعات زیر ساخت های بسیاری از تکنولوژی‌های دیگر را برای تغییرهای نهایی مهیا می‌نماید. قرن بیستم را به دنبال اهمیت یافتن تکنولوژی های ارتباطی و تأثیرهای شگرف رسانه ها قرن ارتباطات نامیدند. قرن بیست ویکم قرن اطلاعات خواهد بود و بشر در گردونه مسابقه اطلاع رسانی سریع قرار خواهد گرفت.
دهکده جهانی قرن بیستم در قرن بیست و یکم به دهکده اطلاعاتی مبدل خواهد شد و اهمیت اطلاعات هر روز افزون‌تر و بر ارزش آن به عنوان ثروت و قدرت افزوده تر خواهد شد. در پایان قرن ارتباطات و آغاز عصر اطلاعات ایستاده ایم و شبکه‌های اطلاع رسان هر روز بر افکار عمومی تأثیرهای پی در پی و بی امان می‌گذارد و اطلاعات بصورت روز افزون بر سراسر جهان گسترش یافته است و اهمیت و ضرورت امواج و اطلاعات هر روز بیشتر احساس می‌شود. سپس بایستی بفهمیم که در برقراری ارتباط بدون اطلاعات، انسانی کور بیش نیستیم و ارتباط وقتی ناقص است که اطلاعات ناقص باشد. پس ضرورت اطلاعات در دنیای امروز به ما کمک می‌کند که روابط عمومی نوین را یک روابط عمومی اطلاع مدار بنامیم و آنچه تاکنون از روابط عمومی برشمرده ایم نمایش روابط عمومی ابتدایی یا مسایل ابتدایی روابط عمومی بوده است.
حال در دنیایی که همه چیز آن به سرعت کهنه می‌شود و با اطلاعات تازه‌تر همه چیز هر لحظه نو می‌شود روابط عمومی بایستی از عملکرد و شکل اولیه و سنتی خارج شده و ضرورت های زمانه‌ای را که در آن زندگی می‌کند درک نماید. روابط عمومی در عصر اطلاعات موظف است به همگونی و همسانی با فرایند اطلاعات در جهت نو شدن قرار گیرد.
روابط عمومی اطلاع مدار عبارتست از یک روابط عمومی :
الف) اطلاع‌یاب: یکی از اصول روابط عمومی اطلاع‌مدار اطلاع‌یابی است. در مرحله اطلاع‌یابی بایستی از تکنولوژی اطلاعات(IT) و تکنولوژی ارتباطاتی و اطلاع رسانی که ابزار نوین ارتباطات است بهره لازم را بگیریم.
به هر حال روش هایی گوناگون برای تولید وتهیه اطلاعات یعنی اطلاع یابی منظور می‌شود و می‌توان ایجاد کرد اما بحث ما در این مقاله توجه به اهمیت اساسی اطلاعات است. پس به طور خیلی خلاصه به سنجش افکار عمومی، بررسی انتقادها و اطلاعات درون سازمانی اشاره می شود.
سنجش افکار عمومی: مهمترین شیوه اطلاع یابی از افکار عمومی سنجش افکار است. در یک روابط عمومی کارامد این اقدام از اهمیت زیادی برخوردار است و بخش مستقلی برای آن منظور می شود و همچنین اجرای (نظام پیشنهادها) برای آگاهی از دیدگاه های اصلاحی کارکنان وقشرهای مختلف مردم به جای شیوه سنتی و ناکارامد، جمع آوری پیشنهادها از طریق صندوق‌های نصب شده در ساختمان ها، تحلیل محتوای مطبوعات و تحلیل تماسها و مکاتبه‌های مردمی روش دیگر اطلاع‌یابی از افکار عمومی داخل و بیرون سازمان است.
بررسی انتقادات: روابط عمومی در ابعاد مختلف با شیوه های گوناگون با نقد و نقادی سر و کار دارد که به طور عمده می توان آنها را به شرح زیر دسته بندی کرد:
الف: مردم و مخاطبان بیرونی از سیاست ها و عملکردهای مؤسسه انتقاد می کنند.
ب: مردم و مخاطبان بیرونی روابط عمومی از مؤسسه انتقاد می کنند.
ج: کارکنان درون سازمانی و درون سازمانی مؤسسه از مدیران، سیاست ها و عملکرد و شیوه های اجرایی انتقاد می‌کنند.
د: روابط عمومی ناقل نقدها و تنظیم کننده آنها و پاسخ گوی همه انتقادها از هر سوی است.
اطلاعات درون سازمانی: اعضای سازمان، مخاطبان مهمی برای تلاش های درون سازمانی روابط عمومی هستند. اطلاعات گردآوری شده از طریق تلاش های درون سازمانی روابط عمومی مسؤلان سازمان را قادر می سازد تا با اشاعه واکنش پذیری فزاینده سازمانی به وضوح حالت معمول سازمان را از نقطه نظر عضویت سازمانی بینند.
ب) اطلاع شناسی: اطلاع شناسی بازیافت اطلاعات است و برای اطلاع شناسی بایستی دارای نظام اطلاعاتی بود. در اینجا باید به نقش و کارکرد شبکه های اطلاعاتی و بانک های اطلاعاتی اشاره کرد. شبکه‌های اطلاعاتی آنقدر اهمیت یافته اند که اینترنت را میان‌بری به جهان اول نامیده اند. در چنین دنیایی هیچ سیستمی نمی‌تواند بدون اطلاعات و بخصوص شبکه های اطلاعاتی مسیر مطلوب را طی کند و به هدف برسد. از دیگر سوی یکی از مسایلی که روابط عمومی ها با آن روبرو هستند و در نحوه فعالیت مطبوعاتی نیز روزنامه نگاران با آن دست به گریبان هستند بانک های اطلاعاتی است. بدیهی است که برای تهیه اخبار، گزارش مقاله و تحقیق و پژوهش به اطلاعات نیاز است. بانک اطلاعاتی در دنیای امروز یکی از نیازهای مبرم روابط عمومی است و روابط عمومی ها به علت اینکه فاقد بانک اطلاعات هستند قادر به ارائه اطلاعات دقیق به پژوهشگران تحقیق و روزنامه نگاران نیستند.
برای شناخت آسان و تنظیم آسان اطلاعات بدون شک به شبکه نیازمندیم. اما برای ایجاد شبکه مراحلی را به این شرح بایستی طی کرد:
گردآوری همه اشکال و انواع اطلاعات مکتوب اعم از کتاب و سند و مقاله و گزارش و ... به دقت خواندن و تجزیه و تحلیل محتوای نوشته ها در حوزه مد نظر.
ترجمه محتوای اطلاعاتی آنها به زبان های استاندارد شده اطلاعاتی.
تشکیل بانک های اطلاعاتی و پایگاه داده های تخصصی مجهز و ماشینی
ایجاد ارتباط میان بانک های اطلاعاتی و پایگاه های تخصصی به منظور ایجاد شبکه و داد وستد اطلاعاتی و انتقال اطلاعات به نقاط دلخواه.
نکته قابل تأمل که باید مورد نظر باشد اینکه بایستی شبکه‌های اطلاعاتی و ارتباطی ایجاد کنیم اما نبایستی سیستم مدرن ارتباطی با شبکه های سنتی ارتباطی و نظام های ارزشی و فرهنگی مردم در تعارض باشد.
اجزای نظام اطلاع رسانی
هنگامی که نمونه‌های گوناگون نظام اطلاع رسانی ارائه می‌شود به طور معمول از اجزای زیر تشکیل می‌گردد:
فراهم آوری داده ها
پردازش داده ها
ذخیره و ارزیابی داده ها
انتقال داده ها
ارتباطات داده ها
در یک نظام اطلاع رسانی احتمال دارد بر یک یا چند تایی از مؤلفه‌ها تأکید شود. در ادامه به مباحث و موضوعات مربوط به مبحث پرداخت می‌گردد.
فن آوری اطلاعات: تعاریف و مفاهیم کاربردی آن
فن آوری اطلاعات را می توان به روش های مختلفی تعریف کرد و از دو دیدگاه به فن آوری اطلاعات توجه کرد.
یکی از دیدگاه دانش فن آوری اطلاعات و دیگری از جنبه فنی .
از دیدگاه دانش فن آوری اطلاعات به معلومات مورد نیاز برای گسترش کار بر مجموعه سیستم های اطلاعاتی گفته می‌شود.
از جنبه فنی فن آوری اطلاعات در برگیرنده مجموعه سخت افزاری و نرم افزاری و خدمات مربوط به آنهاست که در ارتباط با پردازش، ذخیره سازی و انتقال اطلاعات با استفاده از وسایل الکترونیکی و نوری به کار گرفته می شود.
فن آوری اطلاعات به طور معمول در سیستم های اطلاعاتی به کار گرفته می شود. هر سیستم اطلاعاتی از چهار بخش تشکیل می‌شود:
بخش سازمانی یا تشکیلاتی :افراد و روش ها
بخش فنی : سخت افزار و سیستم عامل و نرم افزارهای عمومی
بخش نرم افزار کاربردی: برنامه های سیستم کاربردی و پرونده ها
بخش اطلاعاتی : داده ها یا اطلاعات اولیه ورودی و اطلاعات و گزارش های خروجی سیستم.
تکنولوژی اطلاعات را می‌توان نقطه همگرایی الکترونیک پردازش داده ها و ارتباطات دوربرد دانست. این همگرایی دو جنبه دارد:
نخست از میان رفتن فاصله ها در نتیجه قرار گرفتن رایانه های در سابق منزوی، در یک شبکه گسترده جهانی، دوم رایانمند شدن سیستم های ارتباطات دوربرد که موجب ظرفیت های جدیدی برای انتقال صدا و تصویر می شود. این همگرایی دو وجهی ابزارهای جدیدی را برای گردآوری، ذخیره سازی پردازش، سازماندهی انتقال و نمایش اطلاعات در اختیار انسان قرار می‌دهد و تکوین و توسعه این ابزارهایی هر چند کارامدتر با ایجاد نوعی هم نیروزه ای جدید صنعتی بخش تکنولوژی اطلاعات را دستخوش دگرگونی های عمیق می سازد.
فن آوری نوین اطلاعاتی(IT) و بهره گیری صحیح از آن می تواند دستاوردهای ذیل به دنبال داشته باشد:
حرکت آزاد اطلاعات و آگاهی رسانی همگانی و توسعه انسانی
قدرت بخشی مردم و مشارکت بیشتر آنان در فرایند تصمیم سازی
کاستن از تنش ها و مخامصه های قومی و منطقه ای و بین المللی
ارتقای سطح سواد عمومی و ...
در یک جمع بندی کلی می توان گفت که نقش اطلاعات و فن آوری اطلاعات در عصر اطلاعات و انقلاب اطلاعات بسیار حیاتی است و قدرت آینده در دستان کشورها، قدرت ها و گروه هایی است که اطلاعات و
روابط عمومی
