فرمت فایل : Word(قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه:30
فهرست مطالب :
فصل اول (مقدمه) .............................. 1
1-1-قدردانی و تشکر .................... 1
1-2-مقدمه ............................. 2
فصل دوم (شناخت سیستم موجود) .................. 3
2-1-قبل از مصاحبه ..................... 3
2-2-بعد از مصاحبه ..................... 4
2-3-شرح و وضعیت سیستم موجود ........... 4
2-4-شرح فعالیت افراد و امکانات موجود .. 5
2-5-مشکلات و نیازمندی های سیستم موجود .. 5
فصل سوم (امکان سنجی) ......................... 7
3-1-راه حل و چگونگی روش پیشنهادی ...... 7
3-2-معایب و محاسن سیستم جدید .......... 8
فصل چهارم (طراحی) ............................ 9
4-1-شرح مشخصات سیستم پیشنهادی ......... 9
4-2-توضیح نمودار CPM................... 9
عنوان صفحه
4-3-نمودار DFD........................ 11
4-4-نمودار سطح سیستم ................. 11
4-5-توضیح نمودار Gantt.................. 12
4-6-توضیح نمودار Top Down Design.......... 13
4-7-شرح ورودیهای سیستم................ 15
4-8-شرح خروجیهای سیستم ............... 15
4-9-منوهای اصلی سیستم ................ 16
4-10-نام برنامه ها و شرح هرکدام ...... 18
4-11-نام فایلها و شرح آنها و فایل های ایندکس آنها 19
4-12-مشخصات و سخت افزار مورد نیاز جهت اجرای سیستم 21
چکیده :
تهیه مستندات برای هر اقدامی در همه زمینه ها همواره مفید بوده است . در زمینه تهیه یک سیستم نیز نباید همه چیز در قلب و یاد تهیه کننده باقیمانده و در نهایت در آنجا به فراموشی سپرده شود .سیستمی که دارای مستندات صحیح و اصولی باشد همواره نفرات دیگر با مطالعه مختصر می توانند براحتی ادامه دهنده کار نفر قبل باشند .
و اما در ارتباط با این مستندات لازم است بیان نمایم که بر اساس اطلاع یکی از دوستان در شرکت «لادن» که کار حسابداری آنان بطور دستی انجام می شد و مشکلاتی در این زمینه نیز داشتند تصمیم گرفتیم که به اتفاق موضوع را بررسی و در صورت امکان نسبت به تهیه سیستم مورد نیاز آنان اقدام نمائیم . لذا پس از چند تماس تلفنی و هماهنگی لازم مراجعات متعددی به شرکت مزبور داشته و در نهایت اقدام به تهیه سیستم بشکلی که در صفحات آتی نوشته و شرح داده شده است نمودیم .
قبل از محاسبه
ما در تاریخ 14/8/84 به کارخانه روغن نباتی لادن رفتیم. البته با هماهنگی قبلی که توسط یک آشنا انجام شده بود ما به آنجا رفتیم. البته قبل از مصاحبه ما با صحبت کردن با کارکنان شرکت سعی کردیم با خصوصیات اخلاقی مدیریت محترم آشنا شویم و همچنین سؤالاتی که مد نظر ما بود را طرح کردیم و سعی کردیم در طراحی سؤالات از سؤالاتی استفاده کنیم که ما را به هدف برساند تا جایی که توانستیم سعی کردیم از سؤالاتی که مربوط به ما نمی شود خودداری کنیم که مبادا مدیریت در هنگام مصاحبه از ما رنجوده خاطر شود.در هنگام مصاحبه ما با ظاهر آراسته و با خواندن سؤالات از قبل آماده شده به شرکت رفتیم و سؤالات را طبق اصول مصاحبه از سؤالات اسان شروع کردیم و سعی کردیم جناب آقای رئیس را خسته نکنیم. ایشان تا جایی که سعی داشت یا به طور ناخداگاه مصاحبه را از آنچه را که هدف بود با سؤالات خود در مقابل سؤالات ما دور می ساخت و دیگر مشکلات شرکت را جهت مکانیزه کردن با ما طرح سعی کردیم طبق گفتار استاد تمام مراحل مصاحبه را یادداشت برداری و ضبط کنیم که مبادا بعداً دچار مشکل شویم.
2-2-بعد از مصاحبه
بعد از انجام مصاحبه و بدست آوردن پاسخ سؤالات خود را با دوستان به گفتگو نشستیم و انتظارات شرکت را در مکانیزه کردن آن و توانایی خود مورد بررسی قرار دادیم. که آیا می توانیم انتظارات شرکت را برطرف کنیم که ما موفق به انجام این کار شدیم و طبق اصول مکانیزیون شروع به کار کردیم و بعد از اخذ قرار داد و گرفتن قسمتی از مبلغ قرارداد شروع به کار کردیم.
2-3-شرح و وضعیت سیستم موجود :
سیستم موجود شرکت همانگونه که بیان شد یک سیستم دستی بود که با مشکلات زیادی مواجه بود . تعداد نفرات نسبتاً زیاد و اشتباهات متعدد که بعضاً برای پیدا کردن و رفع یک مشکل روزها وقت صرف می شد این مشکلات از ناخوانا بودن اعداد نوشته شده توسط کارمندان گرفته تا گزارشات غلط و نامنظم ادامه داشت .
2-4-شرح فعالیت افراد و امکانات موجود :
بخش مالی شرکت سه اتاق داشت شامل یک نفر رئیس امور مالی یک نفر رئیس حسابداری و 6 نفر کارمند حسابداری بود که همواره کارهای آنان عقب افتاده بود و به روایت یکی از همان کارمندان روزهای آخر تیرماه که می بایست حسابهای سال قبل بسته شود چیزی شبیه روزها و شبهای خاصی است که مرخصی ها لغو و تا دیروقت کارمندان مشغول کار بودند و حتی فرصت حمام رفتن و خواب و استراحت را هم نداشتند .
2-5-مشکلات و نیازمندیهای سیستم موجود :
فکر می کنم تنها قسمتی که راجع به آن هرچه گفته شود کم است این قسمت می باشد ولی اگر بخواهیم جمع بندی کنیم مشکلات شامل موارد زیر می باشند :
الف-نامرتب بودن و عدم اطمینان از صحت محاسبات و اسناد و مدارک مالی .
ب-بکارگیری انرژی نیروی کار و هزینه زیاد برای پرسنل مالی
ج-برخوردهای نامطلوب که بین مسئولین شرکت و کارکنان مالی غالباً پیش می آمد و همواره روحیه پرسنل بدلیل اشکالات متعدد و عقب بودن کارها و فعالیت بیش از حد آنان بد و نامطلوب بود .
د-عقب بودن کارهای جاری و ملزم نبودن کارمندان به رعایت برخی از اصول و قواعد کاری
فصل سوم : امکان سنجی
3-1-راه حل و چگونگی روش پیشنهادی :
پیشنهاد کننده تهیه نرم افزار رئیس امور مالی بود که به تایید مدیر عامل شرکت نیز رسیده بود و کار بررسیهای اولیه از آبان سال 84 آغاز گردید و پس از انجام مرحله شناخت سیستم موجود که حدود یک ماه طول کشید (و طی 8 جلسه مراجعه به شرکت) گزارش به مدیریت شرکت ارائه نمودیم و در آن راه حل و روش پیشنهادی ما طراحی و تهیه یک نرم افزار و تبعیت شرکت از گردش کار مورد نیاز سیستم بود . در سیستم پیشنهادی ما که خیلی ساده نیز در نظر گرفته شده بود موظف بودند اسناد مالی را مرتب و پشت سرهم وارد سیستم نمائید و گزارشات تفصیلی ، معین و کل را خود سیستم چاپ می نمود . اشکالات اسناد باید بموقع برطرف می گردید تا بتوانند سند بعدی را وارد کامپیوتر نمایند و همچنین دیگر نیاز به نوشتن دفاتر کل و معین نداشتند .
و...
